Kevesebb telefon • kevesebb email • gyorsabb jóváírás
Online reklamáció és számlakezelés
boltok és logisztikai központok között
A bolt egy felületen látja a bejövő számlákat, tételszinten indít reklamációt, a logisztikai központ pedig átláthatóan kezeli a döntést és a jóváírást. A rendszer automatikusan küld visszajelzést — így a felesleges telefon és email egyeztetés jelentősen csökken.
-
1) Számlák elérhetők a boltnakA logisztikai központ számlái megjelennek a bolt felületén.
-
2) Reklamáció indítás tételszintenOk megadása, dokumentum csatolás, határidő és státusz.
-
3) Döntés + jóváírás + visszajelzésElfogadva/elutasítva, jóváírás rögzítve, automatikus értesítés.
-
4) Online adatcsere a helyi raktári (VIR) rendszerrelTransfer / integráció: a rendszer együtt él a meglévő folyamattal.
Mit ad a rendszer a mindennapokban?
Egy közös nyelvet a boltok és a logisztikai központ között: számlák, reklamációk, döntések és jóváírások egy helyen, visszakereshetően.
A rendszer automatikus értesítést küld státuszváltozáskor, a felek ugyanazt látják.
Jóváírások és számlakorrekciók nyomon követése, lezárási idők és elakadások kimutatása.
Dokumentumok, megjegyzések, státuszok és döntések története egy helyen.
Integráció a helyi raktári / logisztikai (VIR) rendszerrel
A HTM reklamációs modul úgy lett felépítve, hogy a meglévő raktári folyamatok mellett működjön: online adatcsere (transfer) alapján a számla- és reklamációs információk oda-vissza áramlanak.
- • Bejövő számlák és tételek átvétele
- • Reklamációk státuszának visszaadása
- • Jóváírások / korrekciók visszacsatolása a boltok felé
- • Minimális IT-terhelés: jól definiált csereformátumok
Vevőközponti kimutatások (vezetői rálátás)
Ha egy vevőközponthoz több száz bolt tartozik, a napi ügyintézés mellett kulcs a rálátás: hol keletkezik a legtöbb reklamáció, mekkora a jóváírási összeg, hol csúszik a lezárás.
Reklamáció érték/szám, jogos vs. elutasított arány, ismétlődések.
Havi/negydéves összesítések, eltérések, kiugró időszakok.
Átlagos átfutás, függő ügyek listája, SLA jellegű kontroll.
Referenciák
A megoldás Pro-Coop környezetben bizonyított: az Észak-Kelet ProCoopnál évek óta teljes körűen működik, az Alföld ProCoopnál pedig jelenleg bevezetés alatt áll.
1 logisztikai központ + néhány kiválasztott bolt, 8–12 hét. A cél: mérhető adminisztráció-csökkenés, gyorsabb lezárás és átláthatóbb folyamat.
Kérek pilot bemutatótKérjen 20 perces bemutatót
Írja meg röviden: hány bolt, mely logisztikai központ, milyen raktári (VIR) háttér. Küldünk célzott bemutatót és egy pilot javaslatot.